Solutions2018-11-22T10:11:55+00:00

SOLUTIONS.

Binnen ieder bedrijf is een constante stroom van documenten gaande.
Facturen, orders  en brieven moeten worden geprint, verstuurd, opgeslagen en gedeeld.
De solutions van ASI Document Management zorgen ervoor dat een bedrijf de documentenstroom beter kan managen:
dit betekent dat bedrijven op een duurzame manier veel tijd, geld en energie besparen.

FOLLOW ME PRINTING

Follow me printing zorgt ervoor dat, door middel van slimme authenticatie, printopdrachten bij elke willekeurige machine binnen het netwerk vrijgegeven en opgehaald kunnen worden. Gelet op het beleid om het aantal printers terug te dringen wordt het voor medewerkers nog belangrijker dat zij altijd en overal toegang hebben tot een printfaciliteit. Onze follow me print oplossingen zorgt hiervoor.

ASI Document Management

Printen, kopiëren en scannen op elke gewenst moment en plaats

Normaliter wordt een opdracht geprint op een geselecteerde multifunctional die het meest in de buurt is of toegewezen is als afdelingssprinter. Om uw gebruikers tegemoet te komen om opdrachten op elk gewenst moment en plaats te produceren en mee te nemen naar de werkplek of door te zenden voor verdere afwerking, zorgt Follow Me Printing ervoor dat de opdracht bij elke netwerk gekoppelde multifunctional of netwerkprinter opgehaald kan worden.

1. Printopdracht verzenden vanaf apparaat
2. Opdracht komt op een beveiligde printserver
3. Printen op iedere aangesloten MFP

SCANNING & OCR

Scannen

Het Nederlandse klimaat op het gebied van Document Management en digitaliseren zijn compleet omgeslagen. Men wilt tegenwoordig een kantoormachine die kan printen, kopiëren, scannen en faxen. Waarbij het scannen en digitaal faxen een steeds grotere rol speelt in de keuze voor zogenaamde multifunctionals (MFP printer).

Het scannen met een MFP kan op diverse manieren, zoals:

Scannen per email
Scannen per e-mail is standaard tegenwoordig op bijna alle MFP’s. Men kan vanaf de display van de machine een e-mail adres invoeren en het origineel op de glasplaat wordt ingescand en doorgestuurd naar het ingevoerde e-mailadres. Meestal wordt dit dan een PDF bestand.

Scannen naar FTP & Netwerkmap
Als u wilt scannen naar FTP, kunt u een zwart-wit- of kleurendocument rechtstreeks naar een FTP-server in uw lokale netwerk of op internet scannen.

Scannen naar Digitaal Archief en Sharepoint
Steeds belangrijker wordt het om de MFP te laten integreren in de huidige digitale bedrijfsomgeving. Men werkt tegenwoordig al vaak met een centrale opslag van documenten op de server of al met een digitaal archief. In veel gevallen komt ook SharePoint al aan de orde.

Hedendaagse MFP’s zijn voorbereid op deze integratie. U kunt tegenwoordig met uw multifunctional rechtstreeks scannen naar uw digitale omgeving. U hoeft niet meer eerst naar uw e-mail te scannen alvorens het in uw digitale archief op te nemen. Vanaf de display kunt u direct aangeven bij bijvoorbeeld welke klant het document hoort of in welk archief het geplaatst moet worden.

De meeste koppelingen zijn al standaard en daardoor betaalt u dus niet meer voor meerwerk, waardoor de kosten van een dergelijke integratie enorm laag uitvallen.

Optical Charactar Recognition (OCR)

Er wordt veel tijd besteed in het bedrijfsleven aan het verwerken van papieren dossiers, poststukken, facturen en documenten. Tegenwoordig kan dit op vele manieren gedigitaliseerd worden, waardoor bedrijven veel kosten kunnen besparen. Als documenten gescand worden en daarna digitaal worden doorgestuurd en verwerkt, verlopen uw processen efficiënter.

Het scannen kan zowel handmatig als automatisch gebeuren. Vanaf de multifunctional printer (MFP) is het mogelijk om bijvoorbeeld al zaken als klantnaam en dergelijke aan te geven. Echter in de meeste gevallen is dit erg tijdrovend en dus niet prettig werkzaam. Automatisch scannen door middel van OCR is een perfecte manier om dit te automatiseren.

Door middel van OCR bent u in staat om zaken automatisch te laten herkennen en te laten invullen. Deze software wordt op uw server geinstalleerd en staat dus los van de MFP. De OCR software kan gegevens op basis van twee principes herkennen:

  • Zone OCR;
  • Freeform OCR.

Zone OCR

Met deze herkenning kijkt de OCR software op vooraf gedefinieerde posities op het originele document om kenmerken uit te lezen. Hierbij kunt u denken aan factuurnummer, datum enz. Tevens kan er met barcode stickers of scanformulieren worden gewerkt om documenten te herkennen en van elkaar te scheiden. Zodoende kan een heel dossier in één keer gescand worden en niet de losse documenten apart. Echter dient u vooraf wel per in te scannen document aan te geven waar de gezochte kenmerken gevonden kunnen worden. U maakt dus als het ware een aantal sjablonen voor u scans. Dit is erg makkelijk als u veel poststukken of facturen van maar een klein aantal bedrijven ontvangt.

Freeform OCR

In deze vorm zoekt de software in de tekst de kenmerken op basis van intelligente algoritmes. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt om facturen uit te lezen. De software vindt dan zelf de leverancier, factuurdatum, factuurnummer, totaal- en BTW bedrag. Na de scheiding en herkenning van documenten zorgt de OCR software ervoor dat er doorzoekbare PDF’s worden gemaakt die met de juiste naam in de juiste netwerkmappen worden opgeslagen. Als de netwerkmap niet bestaat maakt de software deze zelf.

Meer weten?

Neem dan direct met ons contact op per mail via info@asi-consultants.nl of per telefoon op 024-7508428.

DIGITALE DOCUMENT VERWERKING

Het creëren van een digitaal archief vergt veel tijd en energie, het zijn tijdrovende handelingen en moeten vaak herhaald worden. Met onze workflow toepassingen behoren deze handelingen tot het verleden. Onze oplossingen hebben een directe verbinding met uw bedrijfsapplicatie (denk aan Exact, Office365, AFAS en Basenet) en na het beantwoorden van een aantal vragen wordt het document direct opgeslagen en voorzien van de juiste bestandsnaam.

Onze workflow toepassingen draaien op een door ons geleverde documentserver en het betreft middleware software, wat inhoudt dat gebruikers de software niet zien terwijl ze ermee werken. Dit heeft als groot voordeel dat een producttraining dus niet noodzakelijk is.

Een ander groot voordeel is dat documenten direct opgeslagen worden binnen uw bedrijfsapplicatie als een 100% op tekst doorzoekbaar en beveiligd PFD/A bestand. Door de gemaakte koppeling kunnen bijvoorbeeld CV’s aantekeningen, contracten, identiteitsbewijzen en alle andere documenten direct achter de cliëntenkaart worden geplaatst. Hierdoor hebben u en uw werknemers direct alle gegevens digitaal beschikbaar.

Kortom: nooit meer zoeken in archiefkasten, geen minutenlange speurtochten in Windows naar verkeerd geplaatste documenten maar direct alle gegevens achter uw cliëntenkaart binnen de door uw gebruikte bedrijfsapplicatie.

AVG & SECURITY

Een veilige beveiliging omvat dus ook veilig printen. Het is dus belangrijk dat u over de juiste beveiliging beschikt om de belangrijkste onderdelen van uw organisatie te beschermen. Als uw printers dagelijks veel gegevens versluizen, is een waterdichte controle essentieel.
Niet iedereen mag immers toegang hebben tot uw systemen en informatie.

Naast de beveiliging is AVG voor ons ook een aandachtspunt. AVG creëert mogelijkheden voor uw bedrijf. U wilt tenslotte géén datalekken rapporteren en wél beschikbaarheid, integriteit en veiligheid van informatie. Dat laatste liefst aangevuld met grotere efficiëntie van informatieverwerking. Wij leveren op maat gemaakte oplossingen die u helpen aan de AVG te voldoen. Zo worden al onze Konica Minolta apparatuur (standaard) uitgeleverd met Bizhub Secure. Een extra beveiligingsmaatregel om datalekken via de machine(s) te voorkomen.

Download hier de brochure informatieveiligheid van Konica Minolta

MOBILE PRINTING

Vanaf elk mobiel apparaat naar elk merk printer,  Mobile Printing verhoogt uw productiviteit overal waar uw bedrijf u mee naartoe neemt – of u nu onderweg of gewoon in een ander deel van uw gebouw bent. Haal het mysterie en de zorgen uit draadloos en mobiel printen met een echt flexibele oplossing die eenvoudig, handig en veilig is.

Wees productiever, waar u ook bent.
Met Mobile Printing kunnen bedrijven van elke omvang hun werknemers helpen efficiënter te zijn. Het biedt een hoge mate van beveiliging om ervoor te zorgen dat informatie vertrouwelijk blijft en er hoeft niet meer op anderen te worden vertrouwd om gevoelige documenten te printen.

Belangrijkste functies

Vereenvoudigd printen wat veel tijd bespaard.

  • Print alle documenten, waaronder Microsoft Office Suite en PDF, zonder uw opmaak te verliezen.
  • Kies tussen een gemakkelijk te gebruiken mobiele app of eenvoudige e-mailindiening.
  • Print vanaf elk mobiel apparaat naar elke printer, ongeacht het merk.

Snel & handig

  • Mobiel Printing geeft u de mogelijkheid om snel te printen.
  • Of u nu onderweg, op het kantoor van een klant of gewoon weg van uw bureau bent, u kunt snel de handigste ingestelde printer vinden.
  • U hebt complete controle over de manier waarop u uw oplossing implementeert – u kunt het zelf beheren of ons alles laten regelen.

Het creëren van een digitaal archief vergt veelal veel tijd en energie:
✓ Het papier op de scanner leggen
✓ Opstarten scanprogramma
✓ Scannen naar mail of map
✓ Openen van het bestand
✓ Hernoemen en handmatig opslaan op de juiste locatie
✓ Koppelen van het document aan het juiste dossier binnen uw bedrijfsapplicatie
Dit zijn tijdrovende handelingen, zeker omdat ze steeds herhaald moeten worden en dan zijn de documenten, veelal PDF’s, ook nog niet volledig doorzoekbaar op tekst/inhoud.

Workflow

Met onze workflow toepassingen behoren deze handelingen tot het verleden. Onze oplossingen hebben een directe verbinding met uw
bedrijfs- applicatie en na het beantwoorden van een aantal vragen wordt het document direct binnen de door uw gebruikte bedrijfsapplicatie opgeslagen en voorzien van de juiste bestandsnaam.

Onze workflow toepassingen draaien op een door ons geleverde documentserver en het betreft middleware software, wat inhoudt dat gebruikers de software niet zien terwijl ze ermee werken. Dit heeft als groot voordeel dat een producttraining dus niet noodzakelijk is. Iedereen kan er meteen mee aan de slag. Een ander groot voordeel is dat documenten direct opgeslagen worden binnen uw bedrijfsapplicatie als een 100% op tekst doorzoekbaar en beveiligd PDF/A bestand.

DESKTOP SEARCH

Informatie vinden binnen een paar seconde. Het zoeken naar informatie binnen een bedrijf gaat vaak heel anders dan u thuis gewend bent. Op uw smartphone, tablet of pc typt u in wat u zoekt op het internet en binnen een seconde hebt u het antwoord binnen . Jammer genoeg werkt dat binnen uw bedrijf niet op die manier. U moet e-mails doorzoeken, uw bestanden bekijken of op andere plekken zoeken om te vinden wat u zoekt. En dat kost vele minuten in plaats van seconden.  In onderstaand filmpje ziet u hoe het werkt;

ASI DOCUMENT MANAGEMENT

Uw partner in kopiëren, printen, scannen & digitaal archiveren

CONTACT

  • Kerkenbos 1039, 6546BB Nijmegen.
  • 024-7508428
  • info@asi-consultants.nl

werken bij asi ?