Printer kopen of leasen

10 tips om goed voorbereid te zijn

Bij de aanschaf van een zakelijke printer (koop of lease) is de kans groot dat jij een aantal aanbieders met elkaar gaat vergelijken. Vrijwel niemand leest altijd alle kleine lettertjes alvorens je het nieuwe contract ondertekent. Lees hieronder 10 verschillende tips voor een transparant contract en voorkom nare verassingen.

asi-printer-kopen-of-leasen

1.      Wat is er vermeld in het contract over het hanteren van een prijsindexering of –verhoging?

In elke overeenkomst in de printerindustrie wordt er prijsindexering of –verhoging gehanteerd. Contracten zijn voor lange duur en kosten die ten grondslag liggen aan de dienstverlening worden beïnvloed door de inflatie, wisselkoersen en prijzen van grondstoffen. Iedere leverancier verhoogt jaarlijks in kwartaal vier de prijzen en dat is niet vreemd. De vraag is:

  • Gebeurt dit slechts een keer per jaar?
  • Met welk percentage?
  • Op basis van welke index of onafhankelijk te toetsen branche-norm?

Bij contracten die langer dan 5 jaar duren kunnen er al gauw verschillen van meer dan 25% ontstaan. De prijsverhoging wordt niet aangegeven in de offertes, maar kan dus bepalend zijn in de vergelijking tussen alle aanbieders. Deze tip bewijst dat het lonend is om de voorwaarden, waarnaar verwezen wordt in de offertes, altijd op te vragen, te lezen en te vergelijken.

2.      Contracten afkopen, machines teruggeven en flexibiliteit vanwege toekomstige groei of krimp?

In de printermarkt is het een normale zaak om vijfjarige contracten niet geheel uit te dienen en de resterende restschuld op te nemen in het nieuwe printer contract. Wees er hierbij dan wel van bewust dat de resterende kosten van het huidige contract worden meegenomen naar het nieuwe contract en dat hier dus extra kosten aan verbonden zijn.

Behoefte aan flexibiliteit?

Ondanks hogere kosten kunnen er goede redenen zijn om een printer contract af te kopen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Een hoog aantal storingen en overbelasting van de huidige printers;
  • Machines die bepaalde functionaliteiten missen maar kritisch zijn voor jouw business en documentprocessen;
  • Overnames, groei of krimp;
  • Samenvoeging of sluiting van verschillende panden.

Als je één van deze voorbeelden verwacht gedurende de looptijd van de overeenkomst, dan kun je beter vooraf bespreken hoe de aanbieders jou flexibiliteit kunnen bieden. Hierdoor wordt je dan niet achteraf verrast met hoge kosten voor het aanpassen of afkopen van een printer contract. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Het kosteloos kunnen aanpassen van het contractueel vastgesteld printvolume;
  • Het kosteloos kunnen retourneren van bijvoorbeeld 10% van de machines;
  • Het bijplaatsen van machines tegen hetzelfde tarief tijdens de looptijd van het contract.

3.      Is er een Service Level Agreement?

Ga je een printer kopen of leasen, let dan ook op de verschillen tussen de kritische prestatie indicatoren van de diverse printerleveranciers. Vaak is er geen Service Level Agreement opgenomen in het contract. Zo’n Agreement is wel belangrijk om jouw verwachtingen en de voortgang te kunnen meten. Stel bijvoorbeeld de volgende vragen om appels met appels te kunnen vergelijken:

  • Is er een Service Level Agreement?
  • Wat zijn de gemiddelde responstijden bij een storing?
  • Hoeveel storingen worden binnen het eerste bezoek van de engineer opgelost?
  • Wat is de gemiddelde uptime van de geleverde machines?
  • Heeft de leverancier een eigen serviceorganisatie of wordt dit uitbesteed? Is er een SLA tussen beide partijen?
  • Heb ik één aanspreekpunt voor mijn contract (hardware, software en service)?

Om bovenstaande punten te controleren kun je de aanbieders vragen naar een interne rapportage over deze KPI’s (bijvoorbeeld in te zien via een BI-tool). Als een aanbieder serieus met service omgaat dan is die rapportage zeker beschikbaar. Je kunt deze gebruiken om de kwaliteit van de service te toetsen en de Service Level Agreement die daaraan ten grondslag ligt met elkaar vergelijken.

4.      Worden er nieuwe machines aangeboden?

Bij de aankoop van een printer is het niet erg om gebruik te maken van een ouder model of een tweedehands machine. Dit kan een voordeligere oplossing zijn. Of door gebruik te maken van een tweedehands machine kan er meer flexibiliteit geboden worden door de betreffende leverancier. Het is wel fijn om te weten of er een nieuwe machine aangeboden wordt in het contract. En of de offerte ook gebaseerd is op het leveren van een nieuwe machine. Tip: stel de volgende vragen:

  • Wordt er een nieuwe machine geleverd?
  • Wanneer is de machine op de markt gekomen?
  • Tot welke datum wordt er actief onderhoud uitgevoerd door de leverancier en zijn er onderdelen en supplies beschikbaar?

5.      Welke mogelijkheden zijn er om het afdrukvolume contractueel in te regelen?

Koop je een zakelijke printer of neem je het in lease, dan is het verstandig om niet een te hoog afdrukvolume in het contract op te nemen. Stel jezelf ook meteen de vraag: zal het volume door bepaalde zaken in de toekomst kunnen dalen of stijgen? Zo zal een sterk groeiend bedrijf ook haar print afdrukvolume zien groeien. Maar de trend van digitalisering wijst eerder op een volumedaling.

Sommige aanbieders bieden ook de mogelijkheid om een nul-volume te kiezen in het contract. Als je geen of geen goed inzicht hebt hoeveel prints jouw organisatie gemiddeld maandelijks maakt óf als je een forse daling tijdens de volgende overeenkomst verwacht, dan is dit een interessante optie. Mocht het daadwerkelijke volume veel afwijken van het contractuele volume, dan loop je het risico dat je te veel betaalt of veel moet bijbetalen. Het advies is om de aanbieders te vragen of zij je kunnen helpen het afdrukvolume in kaart te brengen, zodat jij de juiste beslissing kunt nemen.

6.      Wordt er gebruik gemaakt van een dekkingsclausule?

Printer leveranciers die een eigen serviceorganisatie hebben lopen een relatief hoog risico als klanten veel prints maken met een hoge dekkingsgraad (het percentage toner op een gekopieerde of geprinte pagina), oftewel ‘coverage’. De opmaak van de pagina bepaalt de bedekking. Als voorbeeld:

  • Een pagina met alleen tekst (<5% bedekking) heeft een lage dekking
  • Een pagina met volvlakken, grafieken en of foto’s (>20% bedekking) heeft een hoge dekking.

Voor leveranciers wordt het risico ingeperkt door in de contracten een dekkingsclausule op te nemen. Een zogenaamde ‘fair use clausule’. Dit houdt in dat je bij een hogere dekking dan opgenomen in het contract kosten betaalt voor de extra verbruikte toner. Deze kosten kunnen zeer hoog zijn en voor verrassingen zorgen. Een extra reden om alert te zijn bij het lezen van de kleine lettertjes. Mocht een dekkingsclausule in de contractvoorwaarden zijn opgenomen, vraag dan altijd:

  • Hoe wordt de dekking onafhankelijk gemeten?
  • Hoe worden extra toners afgerekend en tegen welke condities?
  • Wie bepaalt wanneer een toner wordt vervangen en hoe weet ik zeker dat deze volledig leeg is?

7.      Worden er voor het maken van scans en A3 prints extra kosten gerekend?

Bepaalde leveranciers vragen een vergoeding voor gemaakte scans. Soms zijn deze kosten voor een scan zelfs gelijk aan de kosten van een print. Op deze manier wordt scannen dan wel erg kostbaar. De digitalisering zorgt ervoor dat bij bedrijven het scanvolume fors groeit en soms gelijk is aan het afdrukvolume. Gedurende een vijfjarige overeenkomst kan dit dus aardig in de kosten oplopen.

Hetzelfde geldt voor het maken van een kopie of print op A3 formaat. Soms worden dezelfde kosten gehanteerd voor een A3 afdruk als voor een A4 afdruk. Vaak wordt een A3 afdruk echter afgerekend als 2x een A4 afdruk.

8.      Is all-in ook echt all-in?

Er zijn verschillen in de betekenis van ‘all-in’. Het advies is daarom op de volgende zaken te letten:

  • Er zijn leveranciers waar niet alle verbruiksmaterialen in de afdrukprijs opgenomen zijn.
  • Ook kan het zo zijn dat bepaalde reparaties, vervangen van onderdelen of verbruiksmaterialen voor de rekening van de klant zijn.
  • Soms worden er zelfs gereviseerde onderdelen en niet originele toners, drums of fusers ingezet. Dat laatste is natuurlijk een enorme besparing voor de leverancie, maar kan voor jou een negatief effect hebben op de betrouwbaarheid van de apparatuur, de garantie en de beschikbaarheid van jouw printer of multifunctional.

9.      Wat is de opzegtermijn van het contract? Met welke periode wordt het contract verlengd bij niet tijdig opzeggen?

Uiteindelijk draait het om de aandacht die je als klant krijgt van de leverancier. Het is natuurlijk veel fijner als je aan het eind van de looptijd het contract wél wilt verlengen. Vraag daarom ook hoe vaak de leverancier performance reviews houdt, zodat jullie samen in de gaten kunnen houden hoe de samenwerking verloopt en of er zaken bijgesteld moeten worden om jou tevreden te houden.

Mocht je toch het contract willen opzeggen, dan is het erg vervelend als het contract niet tijdig opgezegd is. Kijk daarom in het contract na wat de opzegtermijn is en wat de gevolgen zijn als het contract niet tijdig opgezegd wordt. De opzegtermijn varieert van 3 tot 12 maanden. Bij het niet tijdig opzeggen wordt het contract over het algemeen automatisch verlengd met 12 maanden. Maar er zijn ook voorbeelden dat het contract met dezelfde looptijd wordt verlengd als de originele looptijd. Om dit te voorkomen kun je de volgende opties overwegen:

  1. Direct bij het aangaan van de nieuwe overeenkomst een opzegbrief sturen per einddatum van de overeenkomst.
  2. In Outlook een datum en tijd vastleggen om het contract tijdig op te zeggen voordat de opzegtermijn is verstreken.
  3. In een document management systeem een expiratiedatum koppelen met een herinnering, zodat het gedigitaliseerde contract automatisch naar boven komt op het juiste moment.

10.  Is er sprake van vendor lock-in?

Als je een zakelijke printer koopt, dan wordt er steeds vaker software meegeleverd (zoals een scan-, fax- of follow-you-oplossing). De aanschaf van zulk soort software wordt vaak gedaan met de intentie om er langere tijd mee te kunnen werken. Ook worden software oplossingen gekoppeld aan bedrijfsprocessen. Deze kunnen kritisch zijn voor het dagelijks functioneren van medewerkers en applicaties.

De scanoplossing die wordt gekoppeld aan ERP-software als Exact of Navision, en de follow-you oplossing die naadloos verbonden is met het toegangscontrole systeem zijn veel voorkomende voorbeelden. Bij de aanschaf van dit soort oplossingen is het van belang dat deze merkonafhankelijk werken, zodat je na de contractperiode de mogelijkheid hebt over te stappen naar een nieuwe printerleverancier zonder dat je nieuwe software hoeft aan te schaffen en jouw bedrijfsproces in gevaar komt. Stel dus altijd de vraag of de aangeschafte software merkonafhankelijk functioneert én in een apart contract kan worden opgenomen. Vraag ook wat de consequenties en kosten zijn als je deze software wilt integreren met een printer of multifunctional van een ander merk.

Lees en vergelijk de contractvoorwaarden dus altijd aandachtig!

Heeft u nog aanvullende vragen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!

A.S.I. Document Management

Kerkenbos 1039
6546 BB Nijmegen

T: 024 – 7508428
E: info@asi-consultants.nl

2018-10-24T10:18:56+00:00

ASI DOCUMENT MANAGEMENT

Uw partner in kopiëren, printen, scannen & digitaal archiveren

CONTACT

  • Kerkenbos 1039, 6546BB Nijmegen.
  • 024-7508428
  • info@asi-consultants.nl

werken bij asi ?